Ms Project

Thứ Tư, 11 tháng 10, 2017

CÁC ỨNG DỤNG MS PROJECT VÀO DỰ ÁN THỰC TẾ

Cẩm Nang Quản Lý Dự Án với Microsoft Project 2013 (Phần 4-Thực Hành )

Chương 2 : Công Tác Trong Dự án

Có 4 loại công tác :

- Công tác điểm (Milestone) là công tác không có thời lượng, mục đích để xác định các thời điểm quan trọng như ngày khởi công, ngày hoàn thành phần ngầm, ngày cất nóc, ngày bàn giao v.v

- Công tác chu kỳ ( Recurring ) là công tác có tính chất lặp đi lặp lại như Họp Giao Ban hàng tuần v.v

- Công tác con ( Task ) là công việc chi tiết phải thực hiện, phải có thời lượng (duration), ngày bắt đầu (start), ngày kết thúc (end) và điều kiện ràng buộc với công tác con khác (predecessors)

- Công tác tổng ( Summary Task ) là công tác tóm lược có tính thống nhất về thời lượng, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các công tác con nằm trong nó. Lưu ý công tác tổng là công tác mà tự động phần mềm update thông tin theo các công tác con và người sử dụng ko cần phải làm bất cứ thao tác gì trên đó

- Công tác toàn Dự Án ( Project Summary Task ) là tóm lược ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời lượng cho toàn dự án. Phần mềm tự tính, người sử dụng chỉ cho nó hiển thị ra mà thôi

Có 4 loại ràng buộc giữa các công tác :

- 2 công tác cùng bắt đầu ( Start – Start ) viết tắc sẽ là ( SS ). Nghĩa là công tác mình muốn nhập ràng buộc sẽ bắt đầu cùng ngày với công tác mình chọn làm cơ sở, và ID là ký hiệu mã hóa cho công tác mình muốn làm cơ sở. Ví dụ ( 4SS nghĩa là công tác mình đang nhập sẽ bắt đầu cùng ngày với công tác có ID là 4 )

- 2 công tác cùng kết thúc ( Finish – Finish ) viết tắc sẽ là ( FF ). Nghĩa là công tác mình muốn nhập ràng buộc sẽ kết thúc cùng ngày với công tác mình chọn làm cơ sở, và ID là ký hiệu mã hóa cho công tác mình muốn làm cơ sở. Ví dụ ( 4FF nghĩa là công tác mình đang nhập sẽ hoàn thành cùng ngày với công tác có ID là 4 )

- Công tác này kết thúc thì công tác kia sẽ bắt đầu tiếp theo sau ( Finish – Start ) viết tắc sẽ là ( FS ) và thể hiện trên MsProject sẽ là ( Trống ). Nghĩa là công tác mình muốn nhập ràng buộc sẽ bắt đầu sau ngày công tác mình chọn làm cơ sở hoàn thành, và ID là ký hiệu mã hóa cho công tác mình muốn làm cơ sở. Ví dụ ( 4FS nghĩa là công tác mình đang nhập sẽ bắt đầu sau ngày công tác có ID là 4 hoàn thành )

- Ngoài ra ta còn cộng trừ thêm số ngày bắt đầu hay kết thúc để kiểm soát được thời điểm của công tác. Ví dụ 4SS+5days nghĩa là công tác đang thao tác sẽ bắt đầu cùng ngày với công tác có ID là 4 nhưng sau 5 ngày mới bắt đầu. Tương tự ta có 4FS-5days ( 4fs-5 ) nghĩa là công tác sẽ bắt đầu sau khi công tác có ID là 4 hoàn thành nhưng bắt đầu sớm trước 5 ngày.

https://sites.google.com/site/satibhcm/

https://www.facebook.com/SATIBhcm/

Cẩm Nang Quản Lý Dự Án với Microsoft Project (Phần 3 - Thực Hành)

Chương 1 : Lịch trong dự án

* Có 3 loại lịch :

- Lịch cho toàn dự án (gắn trong Project Infomation tab)

- Lịch cho hạng mục (gắn cho hạng mục công việc phần Calendar, nhấp đôi vào công việc)

- Lịch cho tài nguyên (gắn cho tài nguyên trong bảng Resouce Sheet, kéo về sau phần Base Calendar)

* Phân biệt 3 loại lịch trên:

- Lịch cho tài nguyên (nhân công, vật tư, máy móc) để gắn cho nhân công làm full time hay part time, làm ca ngày hay ca đêm v.v.v

- Lịch cho hạng mục để gắn cho công việc đó làm theo thời gian nào. Ví dụ công tác đổ bê tông hay đổ vào ban đêm, vậy gắn lịch làm việc ban đêm cho công tác đổ bê tông v.v.v

- Lịch toàn dự án là lịch sẽ áp dụng mặc định cho toàn dự án ( nhân công, hạng mục ) và lịch này có được trên cơ sở từ bản Hợp Đồng được ký kết. Những tài nguyên hay hạng mục được gắn lịch riêng thì sẽ tính theo lịch riêng, còn lại sẽ được tính theo lịch dự án

Tạo 1 lịch tùy ý:

- Để tạo 1 lịch thì phải xác định thời gian và mục đích lịch sẽ gắn cho đối tượng nào ( gắn cho Dự Án hay Nhân Công hay Công Việc ) . Khi xác định được thì đặt tên để khỏi bị nhầm đối tượng.

Cách thực hiện:

- Ví dụ mình làm cho lịch dự án là từ thứ 2 đến thứ 7(8h-12h, 13h-17h) , nghỉ chủ nhật , lịch này từ Hợp Đồng quy định là không tính ngày lễ và chủ nhật. Vậy phải thêm phần loại trừ những ngày nghỉ lễ ( 30/04 , 1/5 , 2/9 v.v.v)

Cẩm Nang Quản Lý Dự Án với Microsoft Project (phần 2)

Những Vấn Đề Hay Gặp Trong Ngành Xây Dựng

·- Tiến độ dự thầu là cơ sở để CĐT chọn thầu. Do đó người làm hồ sơ phải lập được 1 tiến độ logic về quy trình, hợp lý về thời gian và đặc biệt là phải nhanh + khả thi. Vậy thì người làm tiến độ dự thầu phải biết lấy dữ liệu từ file dự toán có sẵn và tự giả định số lượng nhân công mình có từng giai đoạn, tạo 1 bảng thống kê excel khối lượng công việc tương ứng với cột nhân công cần thiết, xét nhân công dự tính để có được thời lượng cụ thể, như vậy vừa nhanh và đủ cơ sở để khi trúng thầu thì tiến độ chi tiết khả thi về thời lượng, chí ít thì cũng được đánh giá cao khi xét thầu

· Tiến độ chi tiết là cơ sở để tổ chức thi công cũng như xác định tiến độ dự án nhanh hay chậm để thực hiện việc phạt Hợp Đồng. Như vậy ngoài việc lập 1 tiến độ chi tiết mang tính khả thi cao thì việc chốt thời điểm chuyển giao công tác chính phải có lợi cho nhà thầu, việc phân bổ tài nguyên ( nhân công + vật tư + thiết bị ) phải đều vì thực tế là bạn không thể quản lý tốt nếu tình trạng nhân công bất ổn định, cuối cùng là người quản lý phải nắm được chi phí dự kiến từng tuần từng tháng để mà có sự chuẩn bị về nguồn vốn cũng như để đánh giá dự án đang nhanh hay chậm và lời hay lỗ. Đặc biệt là Ngày Hoàn Thành dự án, chẳng những CĐT quan tâm mà nhà thầu cũng quan tâm đến ngày này, vậy thì những phương pháp đưa ra để đảm bảo được ngày hoàn thành đúng kế hoạch mà chi phí thấp nhất có thể là điều mà người quản lý nào cũng mong muốn. Có 3 hướng cần giải quyết, hướng 1 là tìm những công tác Găng, tập trung thực hiện công tác Găng càng đúng kế hoạch thì càng tốt cho dự án, hướng 2 là phân bố tài nguyên hợp lý để giảm thời gian tăng ca tận dụng thời gian làm giờ hành chánh càng nhiều càng tốt, hướng 3 là xác định dòng tiền cần thiết từng tuần từng tháng để việc sử dụng nguồn tiền hợp lý mục đích là giảm tối thiểu lãi vay và tăng lãi suất nếu có

· Nhà thầu thi công cũng như Ban QLDA đa số sử dụng từ đầu đến cuối công trình chỉ duy nhất 1 bảng tiến độ được Duyệt. Việc điều chỉnh tiến độ thực tế chỉ theo dõi thủ công bằng văn bản họp và theo cảm tính, theo kinh nghiệm. Mệt mỏi và mất thời gian cho việc làm các báo cáo tiến độ dự án, làm các phiếu giao việc cho cán bộ kỹ thuật, tổ đội thi công, các phiếu kế hoạch nhân lực - vật tư – máy móc thiết bị - tài chính? Không trả lời được chính xác cho câu hỏi “Khi nào dự án sẽ hoàn thành?”. Không biết được khi 1 công việc trong dự án chậm tiến độ thì điều gì sẽ xảy ra cho toàn bộ dự án? . Do đó việc theo dõi, cập nhật tình hình dự án hàng ngày hàng tuần hàng tháng là cần thiết, ý tôi muốn nói là sử dụng Microsoft Project để cập nhật lại tiến độ thực tế ngoài công trình, từ đó xác định được dự án nên tiếp tục đi theo hướng nào, nghĩa là ta có cái nhìn bao quát toàn dự án ....

·( Continue )

https://www.facebook.com/SATIBhcm/

https://sites.google.com/site/satibhcm/